Sťahovanie kancelárie: na čo nezabudnúť a ako sa vyhnúť najčastejším problémom
Našli ste si pre svoju firmu nový a lepší priestor, no máta vás predstava, že by ste sa mali sťahovať? Nebojte sa, nie je to žiadna katastrofa, stačí sa len pripraviť a myslieť na tie najdôležitejšie veci vopred. Aby ste na nič nezabudli, prinášame vám zopár praktických tipov.
Pozor na termín výpovednej lehoty
Prv, než začnete plánovať termín sťahovania, dôkladne si preštudujte, za akých podmienok a kedy môžete opustiť staré priestory. Na zreteli majte najmä výpovednú lehotu z prenájmu zo starých kancelárskych priestorov.
Táto lehota vo väčšine prípadov nájomných zmlúv začína plynúť prvým pracovným dňom v novom mesiaci, ktorý nasleduje po mesiaci, kedy ste výpoveď podali. Dĺžka lehoty môže byť rôzna, najčastejšie to sú 2 až 3 mesiace.
Ak sa potrebujete sťahovať skôr, skúste sa na tom dohodnúť s majiteľom terajších priestorov. Stretnúť by ste sa s nim mali každopádne, minimálne aby vedel o vašom úmysle, prípadne aby ste si dohodli vyťaženie výťahu či parkoviska na deň sťahovania.
Plánujte a pripravte nový priestor
V druhom kroku, hneď ako budete mať stanovený deň D, treba proces sťahovania dôsledne naplánovať. V prvom rade navštívte nový priestor a dobre si ho premerajte, najlepšie bude, ak získate aj pôdorys. Uľahčí vám to umiestnenie nábytku a zariadenia.
Následne na to by ste mali naplánovať, ak ide o viac miestností, ktorý nábytok sa bude kam sťahovať do nových priestorov. Podľa toho si viete zvoliť aj priority pri sťahovaní a postup sťahovania jednotlivých kancelárií.
V neposlednom rade treba nový priestor na sťahovanie pripraviť aj z pohľadu čistoty. Prv, než sa začnete sťahovať, podlahy, parapety, osvetlenie a okná zbavte prachu a potom ich umyte. Skontrolujte tiež, či funguje internetová sieť a telefonické pripojenie.
Ak sa to nehodí presťahovať, nesťahujte to
Nové priestory by mali priniesť do firmy aj nový, čerstvý, vietor. To sa pokojne môže týkať aj nábytku a vybavenia, najmä ak ide už o staršie kusy, ktoré svojimi parametrami alebo vzhľadom značne zaostávajú.
Na základe inventarizácie a plánovania v nových priestoroch uvidíte, či sa vám naozaj podarí všetok starý nábytok a zariadenie presunúť na nové miesto. Ak nie, napríklad z priestorových či estetických dôvodov, nevadí.
V takomto prípade sa môžete zbaviť starého nábytku a zariadenia tým, že ich necháte odviezť a odborne zlikvidovať špecializovanej firme. Zoberte to zároveň ako príležitosť dokúpiť do nových priestorov nový mobiliár.
Najskôr najväčší nábytok a zariadenie
Pri samotnom sťahovaní treba začať od najťažších a najväčších kusov nábytku a zariadenia. Uistite sa, že objednané sťahovacie auto má dostatok priestoru na šírku aj výšku a najmä, že je vybavené hydraulickou nakladacou rampou.
Okrem toho je treba nábytok pripraviť na prepravu tak, aby nedošlo ani k najmenšiemu riziku jeho poškodenia. Na rohy dajte ochranné pásky alebo špeciálne rohovníky z polystyrénu a celý nábytok obaľte stretch-fóliou.
Pri nadrozmerných kusoch nábytku si zmerajte všetky dvere a otvory, kadiaľ nábytok pôjde, aby ste mali istotu, že sa tadiaľ zmestí. Pozor, to platí nielen o starých priestoroch, ale predovšetkým o tých nových!
Pozor na techniku pri preprave
Nie, že by sme nábytok podceňovali, ale najcitlivejším a najslabším miestom pri sťahovaní je presun techniky. Či už ide o počítače, servery, kopírky, faxy, telefóny alebo inú kancelársku techniku, tu si treba dať najväčší pozor.
Ak sa dá, nájdite pôvodné obaly aj s polystyrénovou výplňou a v nich prenášajte jednotlivé komponenty a techniku po častiach. Pokiaľ to možné nie je, zaobstarajte si škatule vhodných rozmerov a papierovú výplň do nich.
Každú škatuľu riadne označte, pri balení dávajte pozor na zalomenie káblov. Extra citlivú techniku, ako napríklad veľké monitory, prepravujte pod osobným dozorom. Pre istotu všetky údaje v počítačoch a na serveroch vopred zálohujte na externé média.
Po nasťahovaní sa
Súčasťou sťahovania nie je len odchod zo starého miesta, ale aj príchod na to nové. Hneď po umiestnení nábytku na svoje nové miesto a zapojení výpočtovej techniky skontrolujte funkčnosť telefónov, počítačovej siete a kamerového systému, ak ho máte.
Po tejto kontrole musí nasledovať kontrola funkčnosti všetkých počítačov a kontrola všetkých citlivých dokumentov a dát, či neprišlo k poškodeniu alebo strate. Ak ste sťahovali viacero kancelárií a sú prepojené internou telefónnou ústredňou, skontrolujte aj jej funkčnosť.
Ak ste kupovali nejaký nový nábytok alebo zariadenie, odložte si od nich všetky faktúry a záručné listy. Nezabudnite zároveň na dojednanie nových poistných zmlúv, najmä ak ide o komerčné poistenie priestorov alebo vybavenia.
Upovedomte úrady aj partnerov o zmene
Na záver ešte jedna veľmi dôležitá zásada: neberte sťahovanie ako samozrejmosť z pohľadu obchodných partnerov. Nie všetci museli zaregistrovať na sociálnych sieťach váš status, že ste zmenili adresu.
Najlepšie spravíte, ak ich o tom upovedomíte a to každého osobitne. Môžete tak spraviť mailom, čo síce šetrí lesy, ale hromadný mail môže skončiť aj v spame, alebo osobným listom. Ten možno využiť aj na posilnenie marketingu značky.
Samozrejmosťou by malo byť upovedomenie úradov a inštitúcii o zmene adresy firmy. Tu sa v niektorých prípadoch asi nevyhnete ani osobne návšteve, preto ak sa dá, rozložte si túto úlohu čiastočne aj na čas pred sťahovaním a zvyšok vyriešite po presťahovaní sa.
